Wat ik leerde van een wanbetaler

Eind 2014 stuurde ik na lang aarzelen een incassobureau op een wanbetaler af. Het ging om een project van 3000 euro, ik had nog 2400 euro te goed. Ik had al maanden niets meer van de jongen gehoord en ook het incassobureau kreeg hem niet te pakken. Mijn enige optie bleek een gang naar de rechter. Dat leidde zowaar tot een reactie: de jongen gaf mij de schuld voor de opgelopen vertraging en hij schatte daardoor een ton aan inkomsten te zijn misgelopen. Zo had ik opeens een tegenclaim van een ton aan mijn broek hangen.

Ik schrok zo erg dat ik mij pas de volgende ochtend realiseerde dat ik al jaren een zakelijke aansprakelijkheidsverzekering heb. Ik begon alle correspondentie van de voorgaande twee jaar uit te printen. Ik legde de mailtjes op volgorde en schreef uit hoeveel dagen er steeds tussen vraag en antwoord zaten. Daaruit bleek dat hij een paar keer wekenlang niet had gereageerd op mijn vragen en één keer zelfs drie maanden lang niets van zich had laten horen. Het zag er naar uit dat ik de tegenclaim makkelijk zou kunnen weerleggen.

Tijdens de zitting schoof de rechter de tegenclaim inderdaad al spoedig terzijde. Ook de lange levertijd, grotendeels veroorzaakt door de opdrachtgever zelf, deed volgens de rechter niet ter zake. Dat de jongen niet tevreden was over het eindproduct was evenmin van belang, hij had immers schriftelijk toegezegd spoedig te betalen en gedurende het hele traject geen kritiek op mijn werk geuit. Een maand later kreeg ik het vonnis toegestuurd: hem werd opgedragen de openstaande facturen en mijn proceskosten te voldoen.

Verspreid over 4 maanden zal ik zo’n 100 uur aan deze zaak besteed hebben. Tijd die ik niet aan het genereren van inkomsten en het bouwen van mooie producten heb kunnen besteden. Vanaf het moment dat het mij niet meer lukte om in contact met deze jongen te komen ben ik begonnen een aantal zaken in mijn bedrijfsvoering anders aan te pakken.

Dit zijn vier dingen die ik hiervan leerde en nu anders aanpak:

1. Ik stuur meer facturen

Dit project zou slechts drie maanden duren, dus stelde ik voor twee facturen te sturen: één aan het begin en één aan het einde van het traject. Toen het project maanden uitliep kreeg ik geen inkomsten binnen en had ik geen idee of hij nog in staat was bij de oplevering aan zijn verplichtingen te voldoen. Ik hanteer daarom nu ook bij kleine(re) projecten minimaal 3 betaalmomenten: zodoende kom ik niet zonder geld te zetten en als de klant halverwege het traject niet in staat blijkt om te betalen, leg ik het project stil en kan ik mijn tijd aan andere werkzaamheden besteden.

2. Ik werk alleen mee aan projecten waar ik in geloof

Ik bouwde voor deze jongen een platform voor online verlotingen. Ik heb nooit veel vertrouwen in het concept gehad, maar dat vond ik op dat moment geen argument om het project niet aan te nemen. De investering terugverdienen is immers de verantwoordelijkheid van opdrachtgever zelf, daar sta ik buiten. Maar recent heb ik opdrachten wel om precies die reden afgewezen. Enerzijds omdat je met toenemende tegenzin aan zo’n opdracht werkt, zeker als het uitloopt. Anderzijds het financiële risico: het is niet ondenkbaar, zeker bij kleinere opdrachtgevers, dat hij je (deels) wilt betalen met de inkomsten die hij met het definitieve product wil genereren, maar wat gebeurd er met je facturen als er nooit inkomsten gegenereerd worden?

3. Ik ben voorzichtiger met prototypen geworden

De eerste paar versies die ik van het platform bouwde draaiden op mijn server, zodat de jongen tijdens het overleg mee kon kijken en een beeld had van de vorderingen. Na verloop van tijd begonnen we de dienst op zijn server te testen. Mijn server werd vanaf dat moment niet meer voor dit project gebruikt, maar ik liet een eerdere versie wel online staan, die stond immers niet in de weg.

De tegenclaim bleek voorzien van een bijlage waarin een voor mij onbekend bureau het platform zoals dat nog altijd op mijn eigen server stond volledig afkraakte. In een poging mij zwart te maken had hij niet het definitieve product, maar een oude versie, uitgebreid laten testen en beoordelen. Aan de hand van emails kon ik de rechter hier vrij makkelijk van overtuigen, wat de jongen tijdens de zitting verder in diskrediet bracht, maar het is niet ondenkbaar dat hij op deze manier mijn reputatie ook bij andere partijen probeerde te beschadigen.

Voortaan maak ik oude versies en prototypen niet meer zolang publiek toegankelijk. Wil ik een specifiek concept aan een klant laten zien, zorg ik ervoor dat het concept alleen gedurende de presentatie beschikbaar is, om het daarna weer voor de buitenwereld te verbergen. Zelfs als het geen kwestie is van beveiliging of intellectueel eigendom, kan een (oud) prototype nog steeds veel schade aanrichten.

4. Ik ben zelfverzekerder

Ik ben al tien jaar eigen baas en heb in die tijd een paar mooie boze brieven moeten schrijven. Ik ben geen jurist, maar dacht altijd redelijk in te kunnen schatten wanneer ik in mijn gelijk stond. Dit was echter de eerste keer dat ik naar de rechter ging en dat maakte mij angstig: klopte mijn inschatting of zou mijn hele manier van argumenteren omver geworpen worden door zoiets onbenulligs als een vormfout?

Ik heb grote delen van mijn verdediging zelf geschreven, het incassobureau voegde er slechts enkele kleine argumenten en juridische terminologie aan toe. Het was prettig om te zien dat zij weinig op mijn argumentatie hadden aan te merken. Nog mooier was het vonnis, waarin de rechter op haar beurt grote delen van onze verdediging letterlijk citeerde.

Het is niet fijn om naar de rechter te moeten stappen voor je geld, maar met deze ervaring in het achterhoofd, en wetende dat mijn zorgvuldigheid en werkwijze niet door de rechterlijke macht ter discussie werden gesteld, durf ik in de toekomst die stap sneller te zetten. Bovendien weet ik wat mij in zo’n situatie te wachten staat en dat stelt mij gerust.